メールやチャットのやり取りで、心理的安全性を高めるために

こんな方に読んでほしい！

◎静岡市近郊で営業中

◎従業員数30名以下

◎活気ある職場づくりを通して業績アップにつなげたい

◎ご年齢が30-50代の代表者様

こんにちは。社会保険労務士の杉浦です。

最近のビジネスでは、メールやチャットは非常に重要なコミュニケーション手段の一つになりました。しかし、メールだと感情を込めることが難しく、相手に誤解を与えることが考えられます。

伝えたいことをまっすぐ伝えられない難しさ、そしてニュアンスの違いが受け取り手の認識違いとなり、大きな溝となってしまう恐れ…。こうしたやりにくさがあっては、「対人リスクが高い」、「言いたいことを言い合い、共に学習できる」状態にはなりませんね。

そこで、メールやチャットでも心理的安全性を高めるための方法として、以下のポイントを押さえることを考えてみました。

①言葉遣いに気をつけましょう。

相手に失礼がないよう、敬語を使うことはもちろん大切ですが、同時に親しみやすい言葉遣いを心がけることも必要です。相手にしっくりくる言葉を使うことで、心地よい印象を与えることができます。

たとえば「してもらえませんか？」というよりは、「していただけませんか？」という方が適切で、強い言い回しになりません。

②難しい言葉を使わないようにしましょう。

分かりやすい言葉で伝えることも重要です。相手にわかりにくい言葉を使ってしまうと、相手は不安になるかもしれません。相手がすぐに理解できるように、できるだけシンプルな表現を使いましょう。

これは私たち社会保険労務士が、逆に意識すべきことですね…。

「相手はわかっているだろうな」という前提で、前後の分を端折ったり、人によって定義が異なる言葉を使ったりするのは避けるのが賢明です。

③詰問口調にならないように注意しましょう。

相手に対して、なぜこうなったのか、どうしてこうしなかったのかといった、詰問口調の質問をすると、相手が萎縮してしまうことがあります。相手に尋ねる際には、親身になって相手のことを考え、相手の気持ちに寄り添った表現を使うことが大切です。

一方で、相手に伝えたい気持ちや意図を明確にすることも必要です。

例えば、「残念ながら、今回は購入しないことにしました」という内容のメールを送る場合、相手が悲しい気持ちにならないように、「次回の機会に、またご案内いただければ幸いです」というような優しい言葉も添えてあげると良いでしょう。

④感謝を示しましょう。

「今回はご協力いただき、ありがとうございました」とか、「早速のご対応ありがとうございます」とか、やり取りへの感謝を前段に盛り込みます。相手がやってくれたことを認めることで、相手のやる気を引き出すことができます。

相手の顔を思い浮かべることは、相手とのコミュニケーションをより良くするための効果的な方法です。特に、メールなどの非対面のコミュニケーションでは、相手の反応を見ることができないため、それを想像する必要があります。

人柄を文章に込めるためには、書き上げる過程か、書き上げた後に音読・黙読して、「これ、言葉にして発してみたときに、自分らしい表現になっているかな？」という視点を持ってみるのも良いのではないでしょうか？

メールもチャットも、敬語などのビジネスマナーはもちろん求められるわけですが、中でもチャットはテンポが早いので、会話らしさが出しやすいかもしれません。

メールでも、「最近の調子はいかがですか？」「お孫さんとは会えていますか？」という切り出しは、インフォーマル情報の共有という観点から、心理的安全性を高めてくれます。