地方企業でも始められる、IT技術を使った業務改善

こんな方に読んでほしい！

◎静岡市近郊で営業中

◎従業員数30名以下

◎活気ある職場づくりを通して業績アップにつなげたい

◎単純作業の速度を上げて、よりクリエイティブな業務をしたい

◎ご年齢が30-50代の代表者様

こんにちは。社会保険労務士の杉浦です。

「デジタルトランスフォーメーション（DX）」という言葉をよく聞くようになりました。企業の業務プロセスを、様々に提供されているIT技術を使って改善することで、業務の効率化や生産性の向上、顧客満足度の向上など、多くのメリットがあります。

しかし、地方企業にはIT人材が不足していたり、ITに対する知識が不足していたりすることがあります。そこで、今回は「エクセル」というツールを使った業務効率化の方法を紹介します。エクセルは、多くの企業で使われている定番のツールであり、パソコンが苦手な人でも使い方を覚えることができます。

売上管理やチェックリストといった使い方をされている方も多いのではないでしょうか？

どういうところにエクセルの力を使うことができるのか。

まずは、業務プロセスを見直すことが大切です。どのような業務が効率的に行えるように改善するかを考え、その業務に必要なデータをエクセルに入力しましょう。エクセルは、データの整理や集計、グラフ化などに優れているため、業務の可視化に役立ちます。

たとえば、会社の各営業所からデータを回収するような場合、人によってバラバラな提出をされると、集計する方も大変ですよね。

入力フォームを決まった形にしておく、エクセルファイルそのものを担当の方と共有して使うといったことが考えられます。

次に、エクセルの関数を使った自動化を取り入れることで、手作業で行っていた業務を効率化することができます。

例えば、日々の売上データを手作業で集計するのは時間がかかりますが、エクセルのSUM関数を使えば自動的に集計することができます。

VLOOKUPという関数では、従業員データや営業所データなどを表にしておくことで、その表を変更すれば、エクセルの所定のセルも自動で変更されるといった機能があります。

ほかにも、漢字にフリガナを振ってくれたり、四捨五入したりする関数も存在しています。「こんなこといいな、できたらいいな」というキーワードを、そのままGoogleなどで検索してみましょう。

また、エクセルにはマクロという機能があります。マクロを使うことで、複雑な業務プロセスを自動化することができます。例えば、注文受付から、見積書・注文書・請求書の作成と印刷という一連の業務を、ボタン1つ押すだけで完了できるように設定することができます。このことで、作業時間の短縮やミスの軽減につながります。

そもそもの自動計算の設定を間違っては元も子もないのですが、日々の定型業務に人の手が入ると、どうしてもヒューマンエラーが起こってしまいます。それを避けるために、正しい操作の流れをマクロとして記録しておくのがおすすめです。

マクロを作るためには、細かい文法が分かっているのが望ましいものの、「マクロの記録」という、シートを選んだり入力したり、削除したりといったエクセルにまつわる操作を映像記録のように覚えてもらえる仕組みがあります。マクロの記録を使えば、「今やっている操作を、これから自動化してもらいたい」というものを、実際に操作しながら覚えてもらえます。こちらも使ってみましょう。

いかがでしょうか。地方企業でも、エクセルを使った業務効率化を取り入れることで、簡単に業務改善をすることができます。浮いた時間で、より発展的でクリエイティブな仕事に取り組み、会社を前進させることができますので、ぜひ探してみてください。